□ 姚紹龍

    當你的上司向你索取一份資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否會滿文件夾地翻個底朝天？

    那天，筆者急著出發去企業輔導，但在整理文件袋時卻發現少了一份關鍵的表格。說它關鍵，是因為這份表格是今天要去企業討論輔導的主題，沒有它，筆者的計劃將被更改。于是就叫助理馬上再準備一份。然而，10分鐘過去了，助理還在滿辦公室翻找。要命的是，約定出發的時間快到了，已經沒有時間再等她慢慢地找了。

    類似的情況在企業里多得數不勝數，只要對企業的辦公室稍加觀察，大概就能看到：多數人的辦公桌上都堆滿了文件，有些辦公桌甚至雜亂得不堪入目。照理說，辦公桌是現代職場人士最重要的工作領域，如此雜亂則必定影響管理者的工作效率和職業形象。而且，文件的雜亂堆積不僅妨礙你注意力的集中，還會導致情緒緊張、思緒紛亂，增加查找的時間。

    表面看來，造成“文件滿桌病”的原因，大家都會怪罪于自己使用的辦公桌實在太小。但事實上，辦公桌的雜亂程度與辦公桌的大小根本無關，而是人為的雜亂。假如是一個不講條理、思維雜亂的人，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌也會遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律”——“工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導出“文件堆積定律”——“只要有足夠的場地，文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間”。

    導致文件堆積的原因主要有以下幾條：一是管理者沒有受過良好的職業訓練，不具備相應的技能；二是管理者缺乏對工作的有效規劃；三是管理者邏輯思維混亂所致。所以，要解決這個問題，管理者必須從以下幾個方面入手：一是妥善進行工作規劃，分清矛盾主次與輕重緩急——將重要的事情記載紙上、將重要的資料放在手邊；二是根據工作規劃將辦公室或辦公桌分區分類，將文件資料一一進行標示并編號管制；三是堅持天天進行整理、整頓，訓練自己良好的行為習慣。

    《中國質量報》